【新卒必見】仕事で役立つ情報共有の心得【円滑な仕事のために】
こんばんは、魔女 (@korokorokemari) | Twitterです。
今日は新卒のあなたに届けたい！！そんな内容です。
社会人になると右も左もわからないことだらけ。
5月の連休も終わり、夏休みはまだ遠い…色んな意味で疲れてくる時期ですよね。
仕事でもガミガミ怒られたら本当にしんどい…
そんな時は、少しでもお仕事ミスをなくす方法、考えてみませんか？
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1.求められているものの形式を確認
Q.「営業先の一覧を作成して～」と言われたら、
あなたはどうしますか？
①まず取り掛かる
②データの形式を確認する
A.②データの形式を確認する
エクセルでほしいのか、スプレッドシートでドライブ共有してほしいのか、
テキストエディタで文字列でほしいのか、pdfやjpgなど画像データでほしいのか。
ある程度の範囲であればデータ書き出しなどで対応できますが、
手の込んだデータだったり変換に手間がかかるデータだとやっかいです。
初めに求められている形式を確認しておきましょう。
2.求められているものの条件を確認
Q.「商品の紹介パワポを作成して～」と言われたら
あなたはどうしますか？
①まず取り掛かる
②必須項目を確認する
③必須項目とNG項目を確認する
A.③必須項目とNG項目を確認する
ここで②までは行ける人が多いのですが、「NG項目の確認」は漏らしがちです。
担当の先輩も②まで教えてくれることはあってもNG項目はそもそも共有を忘れることも多いですので、必ず確認するようにしましょう。
3.他の人へお願いするときも勿論1・2を徹底！！
そんなのこっちが自分から聞かなきゃいけないの…？
なんて思いました？
思いました⁉
ですよね笑 でも、確認してください。
それが最終的に自分の身を助けます。
とある案件で苦手なフォトショップ様と1週間以上格闘して
ちまちま画像を作らなければなりませんでした。
製作する画像の「使用目的」はわかっていたのですが
「仕様」が分からず参考画像もない状態…
仕事を振ってきた担当者に何度も確認しましたが、
・参考画像は無い
・サイズの規定のみ
の一点張りでした。
この時点で担当者が発注元に確認してくれればよかったのですが
面倒がって「多分大丈夫です～」と全く連絡せず。
1週間以上かけてやっとこさ提出しましたが、案の定！！
画像に入れた文字が殆どまるまる規約違反！！
結果的に全てをやり直す羽目になりました…。
私が「仕様」を確認した際に担当者が発注元に確認してくれていたら…
残業時間の5時間くらいは減らせてたと思う…
No more 時間泥棒!!
自分が直接受けている仕事なら自分のために
・形式
・制約
を確認するのは当然ですが、他の人へ振る仕事でも必ずチェックです！！
そうでないと「あなたが」実務者の時間を奪ってしまうことになります…
時々自分の仕事は一生懸命、他人へ卸す仕事は適当、という人もいますが、
その際は可能であれば自分で発注元へ確認を取るのが結果的にローコストだと思います。
4.【最後に】その権限、あなたにある？
最後に、大事なことは「権限のある場所」です。
すなわち、さきほど挙げた画像の例では
発注元⇒担当者⇒実務者（私）
という流れで仕事が下りてきており
・形式
・条件
を決める権限は発注元にあります。担当者ではありません！！
これを間違えて担当者が自分の考えでOKとかNGとか出し始めたらもう大変…
幾度もの修正の上に屍と残業時間がのしかかることに…
仲介人となって仕事を動かしていくときは必ず、
自分にその疑問に答えられる権限があるのか、
無ければすぐに権限のある人に確認、を徹底しましょう！！
最初の頃はミスを沢山してしまうもの。
いきなり結果を目指して焦るより、まずはミスをなくす仕事のフローを自分の中で構築していきましょう！！
ここまで読んでくださってありがとうございました！
魔女 (@korokorokemari) | Twitterでした。
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